6. 말에 대한 예절(4)- 전화예절(電話禮節)
1) 전화의 공통예절
1. 전화기를 정결하게 취급한다.
2. 전화기는 사용하기 편리한 곳에 설치한다.
3. 전화기 옆에 필기용구와 메모지를 준비한다.
4. 전화기는 그 기능이 잘 작동되도록 관리한다.
5. 전화기를 난폭하게 다루거나 아이들이 장난치는 곳에 두지 않는다.
6. 전화기를 사용할 때는 바른 자세로 한다.
2) 전화를 거는 예절
1. 상대의 전화번호를 확인한다.
2. 용건을 미리 정리해 짧은 통화가 되게 한다.
3. 바른 자세로 수화기를 들고 발신음을 확인한 다음 상대의 번호를 누른다.
4. 통화중이나 5회 이상 신호가도 받지 않으면 수화기를 내려 놓고 2∼3분 후에 건다.
5. 상대가 전화를 받으면 정확하게 접속되었는지 상대를 확인한다.
6. 상대가 획인되면 자기를 소개한다.
7. 상대가 이쪽을 알아차리면 먼저 인사부터 한다.
8. 다른 사람이 받았으면 정중하게 바꿔주기를 청한다.
9. 상대가 나오면 다시 인사하고 용건을 말한다.
10. 상대가 없으면 받은 사람에게 전해줄 수 있는가를 정중하게 뭍고 용건을 말한다.
11. 용건이 끝나면 인사하고, 전화를 끊겠다고 예고한 다음에 끊는다.
12. 전화가 잘못 걸렸으면 정중하게 사과한다.
3) 전화를 받는 예절
1. 전화가 울리면 전화기 앞에 바른 자세로 임한다.
2. 전화 신호가 두 번 울리면 수화기를 들고 "예"라고 대답한 다음 자기를 소개한다.
3. 전화를 건 사람이 확인되면 먼저 인사부터 한다.
4. 다른 사람을 찾으면 친절하게 기다리라고 하고 바꾼다.
5. 받을 사람이 없으면 그 사실을 말하고, 대신 받아도 되겠느냐고 정중하게 묻는다.
6. 남에게 온 전화일 때는 통화 내용을 누가 언제 무슨 일로 전화했다고 기록해 전한다.
7. 통화가 끝나면 정중하게 인사한다.
8. 전화를 건 사람이 먼저 끊은 다음에 수화기를 내려놓는다.
9. 상대가 건 전화에 이쪽의 용건을 장황하게 말하지 않는다.
10. 잘못 걸려온 전화라도 친절하게 응대한다.
